Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website oder den Bilano-Service nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Personenbezogene Daten werden von uns nur erhoben, wenn Sie uns diese im Rahmen der Registrierung, der Terminbuchung oder der Kontaktaufnahme freiwillig mitteilen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen des Bilano-Service ist:

Bilano GmbH (in Gründung)
Martin-Riesenburger-Straße 36
12627 Berlin
Deutschland
E-Mail: datenschutz@bilano.de

Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter wird nach GmbH-Gründung benannt. Bis dahin erreichen Sie uns unter datenschutz@bilano.de.

2. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten (Vercel) erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (anonymisiert)

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt, um die Auslieferung der Website zu ermöglichen und die Sicherheit und Stabilität des Service zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Registrierung und Nutzung des Bilano-Service

Für die Nutzung des Bilano-Service können Sie sich registrieren. Dabei werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmensname und -form (z. B. GmbH, Einzelunternehmen)
• Rechnungsadresse (für Abrechnung)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bereitstellung des Vertragsverhältnisses und zur Durchführung der Reconciliation-Leistungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Reconciliation und Transaktionsdaten

Im Rahmen unserer Leistung ruft Bilano Transaktionsdaten (Bestellungen, Auszahlungen, Gebühren) über die APIs von Shopify, Stripe und PayPal ab. Diese Daten können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen von Kunden, Beträge, Transaktions-IDs). Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Reconciliation-Auftrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Aufbewahrungsfristen

Wir sind gesetzlich verpflichtet, Transaktionsdaten und Buchungsdaten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Dies sind 6 Jahre für Handelsbriefe (§ 257 HGB) und 10 Jahre für Bücher, Belege und Buchungsdaten (§ 147 AO). Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weiteren Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Hosting und Datenbank

Vercel

Diese Website und der Bilano-Service werden auf Servern von Vercel gehostet. Vercel verarbeitet technische Logs (IP-Adresse, Zeitstempel) zur Auslieferung der Website. Die Server stehen in der EU-Region (Frankfurt, Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit Vercel besteht ein AVV.

Supabase

Die Datenbank (PostgreSQL), Authentifizierung und Dateiablage (Storage) werden über Supabase bereitgestellt. Supabase verarbeitet folgende Daten:

• Account-Daten (E-Mail, Passwort-Hash, Profil)
• Transaktionsdaten (Bestellungen, Auszahlungen, Buchungssätze)
• Authentifizierungs-Tokens und Session-Daten

Die Server von Supabase stehen in der EU-Region (Frankfurt, Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Supabase besteht ein AVV.

6. E-Mail-Kommunikation und Terminbuchung

Resend / Zoho Mail

Für den Versand von E-Mails (z. B. Benachrichtigungen, Rechnungen, Statusmeldungen) nutzen wir Resend und Zoho Mail. Bei E-Mail-Kommunikation werden Ihre E-Mail-Adresse und der E-Mail-Inhalt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Mit beiden Anbietern besteht ein AVV.

Cal.com

Wenn Sie über unsere Website ein Erstgespräch buchen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Unternehmensangaben) für die Terminvereinbarung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Wir nutzen Cal.com für die Terminbuchung und haben einen AVV abgeschlossen.

7. Analytics

Wir verwenden Plausible Analytics — ein datenschutzfreundliches Analyse-Tool ohne Cookies, das keine personenbezogenen Daten erfasst und keine Einwilligung erfordert. Daten werden auf EU-Servern verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Website).

8. Zugriff durch Administratoren

Administratoren von Bilano haben Zugriff auf Konto- und Vertragsdaten zur Verwaltung des Vertragsverhältnisses sowie auf Transaktionsdaten zur Störungsbehebung. Der Zugriff ist auf das jeweils notwendige Maß beschränkt (Need-to-Know-Prinzip) und wird protokolliert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9. Cookies und Session-Verwaltung

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb des Service erforderlich sind (z. B. Session-Cookies zur Aufrechterhaltung der Benutzersitzung nach Login). Diese Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt und erfordern keine Einwilligung.

Wir verwenden keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Eine Einwilligung in nicht-notwendige Cookies ist nicht erforderlich und wird nicht eingeholt.

10. Drittlandübermittlung

Alle Subunternehmer von Bilano verarbeiten Daten innerhalb der EU/des EWR. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Drittstaaten (außerhalb der EU/des EWR) durch Bilano oder dessen Subunternehmer erfolgt nicht.

Für die Datenanbindung ruft Bilano Transaktionsdaten von Shopify, Stripe und PayPal ab. Diese Plattformen haben ihren Sitz teilweise außerhalb der EU. Die Datenübermittlung richtet sich nach den jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien der Plattformen. Der Nutzer erteilt die Freigabe in seinem eigenen Verantwortungsbereich.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Insbesondere haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@bilano.de.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Deutschland
Website: www.datenschutz-berlin.de

13. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen Verlust, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören: verschlüsselte Datenübertragung (TLS), rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), Row-Level-Security in der Datenbank und Protokollierung von Zugriffen. Alle Daten werden in der EU gespeichert und verarbeitet.

14. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.