Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung des Reconciliation-Service Bilano sowie aller damit verbundenen Leistungen, betrieben durch die Bilano GmbH (in Gründung), Martin-Riesenburger-Straße 36, 12627 Berlin, Deutschland. Mit der Registrierung und Nutzung des Service erkennt der Nutzer diese AGB als verbindlich an. Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Nutzers werden nicht anerkannt, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Definitionen

• Service: Die webbasierte Software-Anwendung Bilano unter app.bilano.de sowie alle zugehörigen Dienste.
• Nutzer: Die natürliche oder juristische Person, die sich registriert und den Service nutzt.
• Transaktionsdaten: Bestellungen, Auszahlungen und Gebühren, die über die angebundenen Plattformen (Shopify, Stripe, PayPal) abgerufen werden.
• Reconciliation: Der Abgleich von Shopify-Bestellungen mit Stripe- und PayPal-Auszahlungen sowie die Erstellung entsprechender Buchungssätze.
• Vertragsparteien: Bilano GmbH und der Nutzer.

§ 3 Registrierung und Account

Die Registrierung erfolgt durch Angabe wahrer und vollständiger Daten. Der Nutzer sichert zu, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten korrekt und aktuell sind. Änderungen sind unverzüglich im Service zu aktualisieren.

Der Nutzer ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich und trägt die Verantwortung für alle Aktivitäten, die unter seinem Account durchgeführt werden. Die Weitergabe der Zugangsdaten an Dritte ist untersagt.

§ 4 Leistungsbeschreibung

Bilano ist ein Reconciliation-Service für Shopify-basierte Online-Shops und bietet folgende Leistungen:

• Anbindung an Shopify, Stripe und PayPal via API
• Automatischer Abgleich von Bestellungen mit Auszahlungen
• Erstellung korrekter Buchungssätze (inkl. Gebühren und Rückbuchungen)
• Export als DATEV oder CSV mit SKR03/SKR04-Kontierung

Die Preise beginnen bei €99/Monat. Für Steuerberater und Kanzleien wird ein Enterprise-Tarif mit individuellem Umfang angeboten. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

§ 5 Keine Steuerberatung

Bilano ist ein technisches Connector-Tool und kein Steuerberater. Bilano erbringt keine steuerliche Beratung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG).

Die über den Service erstellten Buchungssätze und Exporte dienen der technischen Vorbereitung der Buchhaltung. Die steuerliche Prüfung und Freigabe obliegt dem Nutzer oder dessen Steuerberater.

§ 6 Preise und Abrechnung

Die Preise richten sich nach dem gewählten Tarif und sind auf unserer Website unter /preise einsehbar. Der Einstiegstarif beginnt bei €99/Monat. Der Enterprise-Tarif für Steuerberater und Kanzleien wird individuell vereinbart. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Die Zahlung erfolgt per [Zahlungsmethode — wird vor Go-Live ergänzt]. Bei Zahlungsverzug ist Bilano berechtigt, den Zugang zum Service vorübergehend zu sperren.

Preisänderungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Der Nutzer hat das Recht, den Vertrag bei Preisänderungen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu kündigen.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

Der Vertrag hat eine Laufzeit von einem Monat und verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht mit einer Frist von 7 Tagen zum Monatsende gekündigt wird. Die Kündigung kann per E-Mail an hallo@bilano.de oder über den Service erfolgen.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Nutzer gegen wesentliche Pflichten dieser AGB verstößt oder gesetzliche Vorschriften verletzt.

§ 8 Pflichten des Nutzers

Der Nutzer verpflichtet sich:

• nur eigene Transaktionsdaten und solche von Shops zu verarbeiten, für die er berechtigt ist;
• die Richtigkeit und Vollständigkeit der übermittelten Daten sicherzustellen;
• seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben;
• die API-Zugänge zu Shopify, Stripe und PayPal aktuell zu halten;
• keine rechtswidrigen, beleidigenden oder schädlichen Inhalte zu übermitteln;
• den Service nicht missbräuchlich zu nutzen oder die Sicherheit des Service zu gefährden.

Der Nutzer ist für die Richtigkeit und Vollständigkeit der übermittelten Daten verantwortlich. Bilano behält sich das Recht vor, bei wiederholten Verstößen den Account zu sperren.

§ 9 Geheimhaltung und Vertraulichkeit

Die Vertragsparteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen — insbesondere Transaktionsdaten, Geschäftsgeheimnisse und personenbezogene Daten — streng vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung besteht über die Laufzeit des Vertrages hinaus fort.

Bilano verarbeitet Transaktionsdaten ausschließlich gemäß der Datenschutzerklärung und den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG). Daten werden auf Servern in der EU gespeichert und verarbeitet. Der Zugriff durch Administratoren erfolgt streng rollenbasiert und wird protokolliert.

§ 10 Nutzungsrechte

Der Nutzer räumt Bilano für die Dauer des Vertragsverhältnisses das nicht-ausschließliche, auf die Vertragsdurchführung beschränkte Recht ein, die übermittelten Transaktionsdaten zu verarbeiten, insbesondere zu speichern und für die Reconciliation zu analysieren.

Die über den Service erstellten Buchungssätze und Exporte stehen dem Nutzer zur Verfügung. Bilano behält sich das Recht vor, anonymisierte und aggregierte Daten für die Verbesserung des Service zu verwenden, sofern keine Rückschlüsse auf einzelne Nutzer möglich sind.

§ 11 Mitwirkungspflichten

Der Nutzer verpflichtet sich, Bilano bei der Erfüllung der Leistungen zu unterstützen, insbesondere durch rechtzeitige und vollständige Bereitstellung der erforderlichen Daten und API-Zugänge. Verzögerungen, die auf eine unzureichende Mitwirkung des Nutzers zurückzuführen sind, gehen nicht zu Lasten von Bilano.

§ 12 Verfügbarkeit und Wartung

Bilano bemüht sich, den Service mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % bereitzustellen. Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der Hauptgeschäftszeiten durchgeführt und rechtzeitig angekündigt.

Eine Haftung für ununterbrochene Verfügbarkeit besteht nicht. Kurzfristige Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs von Bilano liegen (z. B. Internet- oder Telekommunikationsstörungen, Störungen bei Subunternehmern oder angebundenen Plattformen), berechtigen nicht zur Minderung oder Kündigung.

§ 13 Subunternehmer

Bilano ist berechtigt, Subunternehmer für die Erbringung der Leistungen einzusetzen. Die aktuellen Subunternehmer sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt und umfassen insbesondere:

• Vercel (Hosting)
• Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Storage)
• Resend und Zoho Mail (E-Mail-Versand)
• Cal.com (Terminbuchung)

Mit allen Subunternehmern werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Für die Datenanbindung ruft Bilano Transaktionsdaten von Shopify, Stripe und PayPal ab. Diese Plattformen sind keine Subunternehmer von Bilano; der Nutzer erteilt die Freigabe in seinem eigenen Verantwortungsbereich.

§ 14 Änderung der AGB

Bilano behält sich vor, diese AGB jederzeit zu ändern, sofern dies aus triftigen Gründen erforderlich ist (z. B. gesetzliche Änderungen, Weiterentwicklung der Leistungen). Änderungen werden mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt.

Widerspricht der Nutzer der Änderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach der Ankündigung, gilt die Änderung als angenommen. In der Ankündigung wird auf das Widerspruchsrecht und die Frist hingewiesen.

§ 15 Haftung

Bilano haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit. Für leichte Fahrlässigkeit haftet Bilano nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), der Höhe nach begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.

Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.

Die über den Service erstellten Buchungssätze und Exporte haben technischen Vorschlagscharakter. Der Nutzer ist verpflichtet, diese vor der Übernahme in die Buchhaltung auf Richtigkeit zu prüfen.

§ 16 Gewährleistung

Bilano gewährleistet die vertragsgemäße Erbringung der Leistungen nach dem Stand der Technik. Der Service wird im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten bereitgestellt. Der Nutzer hat Anspruch auf Nachbesserung bei Mängeln. Ist die Nachbesserung nach zwei Versuchen fehlgeschlagen, kann der Nutzer den Vertrag kündigen oder die Vergütung mindern.

§ 17 Abtretungsverbot

Die Abtretung von Ansprüchen aus diesem Vertrag an Dritte ist ausgeschlossen, es sei denn, Bilano stimmt schriftlich zu. Die Aufrechnung mit Gegenansprüchen ist nur zulässig, wenn diese rechtskräftig festgestellt oder von Bilano anerkannt sind.

§ 18 Höhere Gewalt

Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen, Streiks, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Subunternehmern) befreien Bilano für die Dauer der Störung von den Leistungspflichten. Bilano wird den Nutzer unverzüglich über Beginn und Ende solcher Störungen informieren.

§ 19 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Gerichtsstand ist Berlin, soweit gesetzlich zulässig.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Die Vertragssprache ist Deutsch.